3 lisaväärtust tööajaarvestuse süsteemist

Töötajate tööaja registreerimise- ja juhtimissüsteemid on meie ümber olnud aastaid. 90’ndatel leidis kõige rohkem kasutust „punch-card“ ehk kaart, millesse saab perforeerida perfomustreid, teisel aastatuhandel juba kiipkaardid ja täna leidub turul erinevad biomeetrilised süsteemid. Isegi kui aastate jooksul on nõuded lahendustele ja nõudlus tööajaarvestuse süsteemide järgi kasvanud, pole aga paljud ettevõtted mõistnud süsteemide olulisust.

Tänapäevased tööajaarvestuse süsteemid pole pelgalt tööaja alguse ja lõpu määramiseks, vaid võimaldavad palju muud. Loomulikult koguvad süsteemid ka tööaja alguse ja lõpu aega ning annavad palgaarvestusele andmed – see ongi esmane ja põhiline funktsioon, kuid mitte enam peamine. Tänapäevased süsteemid tagavad meetmed "ajavarguse" vastu ning võimaldavad automatiseerimist, personali planeerimist, projektide maksumuse hindamist, ressursside kasutatavust, tootlikust, kohaloleku kontrolli ja paljut veel. Süsteemi valikul ei tasu peatuda pelgalt tööaja- ja kohaleoleku süsteemil, vaid vaadata kaugemale ning mõelda, mis nõuded võivad teil olla ettevõttes tulevikus.

Tööajaarvestuse süsteemide 3 peamist lisaväärtust on:

1. Võta andmetest maksimum
Andmete kogumine on süsteemide üks osa, mis peaks toimuma automatiseeritult. Küsi endalt: „Millist lisaväärtust saad Sina anda oma ettevõttele kogutud andmete töötlemise ja tõlgendamisega?“ Tänased süsteemid tagavad täpsema ja vähemate inimvigadega tulemuse võrreldes käsitsi tööaja märkimisega. Süsteemid annavad juhtimisest tervikliku ülevaate, mille abil on võimalik hinnata ettevõtte resursside kasutust. Tööaja registreerimine toob kaasa täpsema ajakulu erinevatel tööoperatsioonidel ning tootmisprotsessides. Projektipõhine tööaja registreerimine annab olulise ülevaate projektide ja ka klientide lõikes kulutatud ajale, mis on teenust pakkuvate ettevõtete arve aluseks. Täpsem ülevaade projektide ajakulust aitab ka hinnastada uusi võimalusi.

2. Vähenda haldamise ajakulu
Kui kaua kulub Sinul ja Sinu töötajatel puhkusearuannete koostamisele, kinnitamisele või tagasilükkamisele? Kas Toomasel on eelmisest aastast puhkusepäevi üle ja kas ta saab puhata samal ajal kui mõni teine kolleeg? Personalijuhid kulutavad üldjuhul väga suure osa oma tööajast erinevate tööajaga seotud tegevuste haldamisele ja kontrollimisele. Automatiseeritud süsteemi puhul on aga võimalik vähendada ajakulu üldisele tööajaga seotud teemadel ja see suunata just olulisematele personaliga seotud teemadele. Tööajaarvestuse süsteemid võimaldavad täna kiiret ja head ülevaadet töötajate puudumistest, ületundidest ja puhkustest. Avalduste tegemine on tehtud interaktiivseks paari lihtsa valikuga ning üldjuhul saab seda teha mistahes nutiseadmest. Sama kehtib avalduste kinnitamisele ja tagasilükkamisele. Tööajaarvestuse eesmärk on kokku hoida aega. Kuluta haldamiseks vähem aega ning suuna see olulisemasse kohta – Sinu töötajad, nende rahulolu ja areng.

3. Optimeeri ja efektiivista inimressurssi
Tänased tööajaarvestuse süsteemid võimaldavad hallata töötajaid kui resursse. Eesmärk on süsteemis sisestada töötajatele juurde oskused, läbitud koolitused, sertifikaadid ja meditsiiniline info. Seda tehas saad tööandjana parema ülevaate, milliste oskustega on töötajad ning milliseid oskuseid ja koolitusi tuleks töötajatele planeerida. Teisalt aga võimaldab see siduda tootmisprotsessid kindlate oskuste ja töötajate arvuga. Kui on teada, et töökoht vajab kindlat arvu töötajaid konkreetsete teadmistega, siis süsteemid võimaldavad põhjaliku ülevaate, mille alusel saab vastu võtta edasise tegevuse otsuse. Näiteks, kui täna on töölt puudu 3 töötajat ning selle läbi on mõnel töökohal vähem töötajaid kui miinimum ette näeb, siis selle info põhjal on võimalik leida kiiresti teine töötaja, kes on parajasti tööl ja kellel on vajalikud oskused ning suunata antud töötaja võimalusel töökohale kus teda on rohkem vaja. Taolised tegevused on olulised, sest üks puuduv või kattuv personal võib ettevõtte operatsioone oluliselt katkestada ja see maksab ettevõttele raha. Mitmed tööajaarvestuse tarkvarad sisaldavad ka töötajate ja tööde planeerimise mooduleid, mis koos kohalolekukontrolli ja palgaarvestusega aitavad automatiseerida mitmeid protsesse.

Kokkuvõtvalt
Tööajaarvestuse süsteemid on olulisemad, kui paljud ettevõtted suudavad tunnistada. Hea tööajaarvestuse lahenduse valimisel ära piirdu pelgalt töötaja kohalolekukontrolliga, vaid mõtle ressursi vabastamisest ja suunamisest just sinna, kus seda vaja on. Mõtle läbi, mida on vajalik süsteemiga saavutada. Pea meeles, et paljud personali alased tegevused on põhjalikult seotud tööajaarvestuse süsteemidega ning on mitmetes lahendustes juba olemas.

Oleme abiks just Teile sobiva tööajaarvestuse süsteemi leidmisel.